Urzędy i komunikacja

W prowadzeniu działalności gospodarczej niejednokrotnie złem, ale jednak koniecznym jest komunikacja z urzędami czy uzyskiwaniu różnego rodzaju poświadczeń i wypisów. Republika Czeska starając się odciążyć przedsiębiorce wprowadziła szereg udogodnień w tej materii wprowadzając bardzo szeroko elektroniczną komunikację oraz możliwość uzyskania licznych poświadczeń w urzędach pocztowych (system „CzechPoint”).

Wyjątkowo niska cena podpisu elektronicznego (390 CZK / 67 PLN) w prosty i niedrogi sposób umożliwia przedsiębiorcom szeroko pojętą komunikację z administracją publiczną wszystkich szczebli oraz wymiarem sprawiedliwości.

Komunikacja e-mailowa

Komunikację elektroniczną można rozdzielić na trzy nieformalne poziome. Na najniższym poziomie leży komunikacja przy pomocy nieuwierzytelnionych (bez e-podpisu) wiadomości elektronicznych e-mail. Komunikacja na tym poziomie nie ma charakteru w pełni formalnego. Poprzez zwykłą wiadomość klient urzędu nie może dokonywać żadnych oświadczeń, ale zwykle szybko udzielane odpowiedzi na zapytania mogą być podstawą do podejmowania dalszych działań.

Podpis elektroniczny

Dużo wyższą rangę posiada wszelka komunikacja z zastosowaniem podpisu elektronicznego (certyfikatu). Podpis ten umożliwia kierowanie oficjalnych zapytań, składać oświadczenia woli czy podpisywać formularze. Dzięki licznym publikacjom oraz rządowym aplikacjom podpis elektroniczny umożliwia podpisywanie formularzy, zeznań podatkowych, generowanie podpisanych dokumentów, które następnie można wysłać poprzez specjalne kanały komunikacyjne lub e-mail.

Komunikacja urzędowa

Aktualnym szczytem rozwiązań teleinformatycznych jest program „datová schránka” (skrzynka danych), który stosowna ustawa definiuje jako elektroniczny system przechowywania i przesyłania dokumentów elektronicznych. Republika Czeska w tej formie obiegu dokumentów jest pionierem.

Ideologicznie system przypomina przesyłanie wiadomości e-mail przy pomocy przeglądarek internetowych, ale nie ma połączeń z protokołem e-mail, a poziom zabezpieczeń, doręczalność i stabilność określa miejsce „skrzynki” jako podstawowej formy komunikacji między podmiotami zobowiązanymi do jej posiadania (wszystkie urzędy i osoby prawne, np. spółki). Pozostałe osoby, w tym przedsiębiorcy-osoby fizyczne mogą posiadać skrytkę dobrowolnie, ale z wszystkimi konsekwencjami tej decyzji.

Każda wiadomość tego systemu składa się z tzw. koperty adresowej i załączonych dokumentów. Koperta adresowa określa adresata (z możliwością wyszukiwania w wyszukiwarce podmiotów), temat, ew. numer sprawy. Ustawa określa około 20 typów dokumentów (w tym PDF, DOC, JPG), które można dołączać do wiadomości. Dla wzmocnienia wiarygodności, niektóre załączniki (np. PDF) można podpisywać dodatkowo podpisem elektronicznym.

W przeciwieństwie do klasycznego e-mail’a, wiadomość DS nie posiada tzw. treści wiadomości, którą zastępuje się z reguły załącznikiem w PDF lub DOC (zachodzi analogia wkładanego do koperty listu).

Z systemem „skrzynek” związana jest prawna fikcja doręczenia (po 14 dniach) oraz działanie określone mianem elektronicznej czynności urzędowej (a więc takiej jakby była podjęta osobiście lub wysłana listem poleconym za potwierdzeniem odbioru). Zgodnie z ustawą, wszystkie czynności urzędowe, które można wykonać za pośrednictwem pisma o dowolnej treści lub urzędowego formularza, można też wykonać elektronicznie, a w niektórych przypadkach jest to obowiązkowe.

Czech-Point – jedno okienko wielu urzędów

Wraz z wprowadzaniem powszechnej informatyzacji kraju powstała techniczna możliwość składania wniosków, elektronicznego obiegu dokumentów czy pozyskiwania wypisów z głównych rejestrów. Główny operator pocztowy oraz instytucje zaufania publicznego (np. notariusze, urzędy) mogą na wniosek uprawnionych podmiotów pozyskiwać wyciągi czy odpisy z centralnych rejestrów, tj. jak rejestry spółek, przedsiębiorców, rejestry karne, upadłościowe czy katastralne (ksiąg wieczystych). W ten sposób uzyskane (np na poczcie, czy u notariusza) wyciągi maja wartość jakby były pozyskane bezpośrednio w urzędzie, który je oryginalnie wydaje.